La gestión de las expectativas de las partes interesadas es una parte importante de la gestión del trabajo basado en proyectos. Si tienes suerte, las partes interesadas del proyecto han definido claramente el valor de cómo podría ser el resultado exitoso de su proyecto. Digo suerte porque, desafortunadamente, definir claramente el valor potencial de una iniciativa antes de que el proyecto haya comenzado parece ser la excepción y no la regla en la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, si el éxito no está claramente definido, depende del gerente de proyecto iniciar un diálogo para determinar el valor y el resultado deseado. De lo contrario, es difícil completar con éxito cualquier proyecto. Y lo que es más, nunca es una buena idea medirse contra un objetivo en movimiento.
En la mayoría de las organizaciones, la capacidad de atención de las partes interesadas es bastante corta. Los proyectos largos que requieren mucha paciencia de las partes interesadas tienden a tambalearse y, en última instancia, fracasan. Proporcionar valor regularmente, a intervalos cortos (de 3 a 4 semanas), mantiene a las partes interesadas involucradas e interesadas.
A veces es fácil para las órdenes de cambio transformar un proyecto en algo diferente de lo que se pretendía. Mantener a las partes interesadas centradas en el objetivo puede ser un desafío, pero es fundamental para el éxito del proyecto. Si un cambio no contribuye al objetivo definido, las partes interesadas deben comprender las ramificaciones y cómo los cambios podrían afectar el resultado final.
Al informar a las partes interesadas, es importante recordar que los ejecutivos no están tan interesados en su metodología de gestión de trabajo en particular como en los resultados. Mantenga la comunicación con las partes interesadas centrada en el progreso y el valor. Sea conciso y breve. Enviar mucho tiempo enterrado en los detalles con las partes interesadas no solo será frustrante para ellas, sino que tampoco le servirá de nada.
Cuatro claves para gestionar las expectativas de las partes interesadas:

  1. Asegúrese de que el «éxito del proyecto» esté claramente definido antes de que comience el proyecto
  2. No haga que las partes interesadas esperen demasiado tiempo antes de que empiecen a ver el valor
  3. Ejecute contra el objetivo para garantizar el éxito del proyecto
  4. Mantenga la sencillez al comunicarse con las partes interesadas del proyecto

Aunque ninguna de estas sugerencias requiere software de gestión de proyectos, mantenga a las partes interesadas informadas y felices. Me gustaría escuchar lo que algunos de ustedes están haciendo para gestionar las relaciones con las partes interesadas.

Publicado en: 16 de agosto de 2010 11:31 AM / Enlace permanente

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